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专委会制度

江西演艺设备专业委员会办公管理制度

 

   总则

为使演艺设备专业委员会(以下称本会)办公工作实现规范化、程序化、制度化,进一步加强管理和明确办公程序,提高办公效率,特制定本制度如下;

 职责范围

一、办公室工作人员直接受秘书长管理,在秘书长的领导下开展办公室的各项工作。

二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

三、负责本会文书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事有序开展。

四、协调各会员单位之间的行政关系,为各会员单位工作开展提供相应的服务。

五、负责本会对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和本会的各项文化宣传等工作。

六、收集各部门反馈信息和外部资讯,上传下达各种指令,及时做出整理,当好领导助手

工作规范

一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范

   二、办公室人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。

办公室事务管理

一、档案管理制度

1、 为了维护档案的真实性和可查阅性,使档案管理更科学、更专业,及时分类、整理、编辑、传递文书资料,提高档案管理质量与效率。

2、 档案管理范围:本会各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信信息资料3、 根据文件整理编号,对相应应资料进行相应的归档、整理、备注,并存入专门的档案文件柜保管。 4 档案接收、移交,必须根据档案管理制度严格做好记录。

二、办公用品管理制度

1、 加强办公用品管理,规范办公用品管理各项程序,节约办公经费,提高利用效率。

2、 办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作,权责一致严格要求,无私自挪用现象。

3、 本会办公用品的采购、保管、发放由办公室全权负责。

三、安全卫生制度;

1、办公室工作人员离开办公室或者下班时,应锁好门窗,最后离开本会的同事负责

全面检查一遍后方可离开,大家共同做好防雨和防盗工作。

2、下班后请自觉将计算机、显示器、空调、电灯等关闭;计算机、电灯、空调要做到人在才开,人走就关;中午休息时请将显示器关闭;复印机、打印机等电器用完以后请自觉关机。节约用电,节省能源。

   3、讲究卫生,养成良好的卫生习惯,保持办公室内外清洁美观,创造良好的工作环境。

、档案管理制度;

1、归档范围:

本会的规划、制度、年度计划、工作总结、统计资料、技术资料、专

利资料、财务报表、财务报告、财务凭证、账簿、人事档案、会议记

录、会议纪要、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、

通知等具有参考价值的文件材料。

2、档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,

密级档案必须保证安全。

3、档案的销毁:

任何人非经允许无权随意销毁本会档案材料;若按规定需要销毁时,须经会长批准后   方可销毁。

、印鉴管理

1、本会印鉴(公章、法人章、财务章、等)由会长指定专人负责保管。

2、本会印鉴的使用,本会印鉴由会长交于指定人管理,本会印鉴必须在会长、执行会长签字许可后,管理印鉴人方可盖章,如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

3、本会所有需要盖印鉴的合同、证明、介绍信、说明及对外开出的任何公文,应统一编号登记,以备查询、存档。

4、本会一般不允许开具空白介绍信、证明,如因工作需要或其它特殊情

况确需开具时,必须经会长、执行会长签字批示方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向本会汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回。

5、对本会印鉴的使用应严格控制,公章和法人章必须严格加以管理,一般情况下不予使用;财务章只限于财务部处理财务事务使用;合同章只限于在正规合同签订中使用;业务章只限于业务往来事务处理使用。

六、会议管理制度;

1、会前;按照会长拟定会议议题,根据参会人数复印相同份数。将开会的时间、地点通知有关人员。在开会前做好督促工作。

2、会中;将会议议题发给参会人员,做好会议记录。

3、会后;将会议记录整理好,交于会长、执行会长、相关常务副会长、秘书长审核后,根据会长的要求发给相关人员,。然后存档。